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Wünsche und Anregungen des Bundesverbandes der Deutschen Standesbeamtinnen und Standesbeamten e.V. (BDS) zu den Personenstandsverordnungen des Bundes nach dem Personenstandsrechtsreformgesetz;
Schreiben an den Bundesinnenminister vom 20. Dezember 2007.

   

Gesetz zur Reform des Personenstandsrechts (Personenstandsrechtsreformgesetz – PStRG) vom 19. Februar 2007 hier: Erlass von Rechtsverordnungen durch das Bundesministerium des Innern nach § 73 PStRG


Sehr geehrter Herr Minister Dr. Schäuble,

der Bundesverband vertritt die Interessen von etwa 30.000 Standesbeamtinnen und Standesbeamten in 18 Landesverbänden und betreibt mit seiner privatrechtlich organisierten Akademie für Personenstandswesen seit 1949 die Aus- und Fortbildung der deutschen Standesbeamtinnen und Standesbeamten.

Wegen der großen Bedeutung der Rechtsverordnungen nach dem PStRG für die tägliche Arbeit der Standesbeamtinnen und Standesbeamten und somit auch für die Bürgerinnen und Bürger unseres Landes möchte ich Ihnen schon zu Beginn des Entstehungsprozesses Hinweise und Anregungen aus der Praxis übermitteln:

Neukonzeption der Personenstandsverordnung und der Dienstanweisung für die Standesbeamten und ihre Aufsichtsbehörden

Grundsätzlich wird die Neuausrichtung der untergesetzlichen Vorschriften begrüßt. Sowohl die Personenstandsverordnung als auch die Dienstanweisung sollten gestrafft werden. Die Wiedergabe von Gesetzestexten sollte auf ein Minimum reduziert werden. Beispielsweise genügt bei den Mitteilungspflichten eine Auflistung der Rechtsgrundlagen. Wichtig ist, dass Gesetzesänderungen – auch in anderen relevanten Gebieten – weiterhin über die Dienstanweisung zeitnah und umfassend den Standesämtern zur Verfügung gestellt werden können.

Die Personenstandseinträge, Urkunden und die Niederschriften über die Eheschließung sollten amtliche Vordrucke und Teil der Personenstandsverordnung sein. Die Personenstandsurkunden sollten mit Sicherheitsmerkmalen ausgestattet sein, damit eine von Dritten erstellte Kopie sofort erkennbar ist.

Vordrucke, Bescheinigungen sind als Hilfsmittel anzusehen und sollten formlos erstellt werden können. Die Inhalte wären ggf. in der Dienstanweisung zu beschreiben.

Große Probleme sieht die Praxis in den Regelungen zur Fortführung der Register und der Abgabe an die Archive:

Fortführungsfristen der Personenstandsregister

§ 5 PStRG regelt die Fortführungsfristen der Personenstandsregister, die anschließend den zuständigen öffentlichen Archiven anzubieten sind. Aus Sicht der Praxis erscheinen diese Fristen zu kurz, da beispielsweise aus den Sterberegistern auch zukünftig häufig Urkunden in Erbschaftsangelegenheiten ausgestellt werden müssen. Wir regen an, im Rahmen der Verordnungen Möglichkeiten zu eröffnen, auch nach Fristablauf im Rahmen einer bürgerfreundlichen Verwaltung standesamtliche Urkunden ausstellen zu können.

Außerdem sollte berücksichtigt werden, dass nach dem neuen Personenstandsrecht Personenstandseinträge 30 Jahre nach dem Tod des Beteiligten der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden müssen, für eine Einsichtnahme genügt lediglich das berechtigte Interesse. Wie soll nach dieser Rechtslage das Interesse des Betroffenen geschützt werden, wenn die Person im Alter von 100 Jahren stirbt und somit der Geburtseintrag einschließlich aller Randvermerke bereits 10 Jahre später der Öffentlichkeit zugänglich ist? Hier sollte eine Verordnungsregelung zur Vermeidung solcher Folgen in Erwägung gezogen werden.

Durch die Nachbeurkundung von Personenstandsfällen werden zukünftig auch in aktuellen Registern zunehmend ältere Einträge geschaffen, beispielsweise dürfte es vorkommen, dass Kriegssterbefälle aus den Jahren 1939 bis 1945 in einem aktuellen Register, beispielsweise im Jahr 2009, beurkundet werden. Wer stellt nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Urkunden aus? Nach dem gegenwärtigen Stand erhält ein Berechtigter eine unbeglaubigte Kopie nach dem jeweiligen Landesarchivrecht. Hat das zuständige Archiv die Register übernommen, aber auch tatsächlich in den Bestand übernommen? Besser wäre, besonders im Interesse der Bürgerinnen und Bürger, sicherlich die bleibende Aufbewahrung in den Standesämtern, insbesondere, wenn die Archive die angebotenen Register nicht annehmen.

In den Fällen, in denen die Übernahme der Personenstandsregister durch die Archive zeitnah nicht möglich ist, müssen die Personenstandseinträge nach archivrechtlichen Vorschriften weitergeführt werden. Nicht alle Kommunen besitzen eine Archivsatzung. Somit fehlt die rechtliche Grundlage für den Standesbeamten für die Nutzung der Register. Hier sollte im Verordnungswege eine Regelung getroffen werden.

Die Personenstandsregister sind nach Ablauf der Aufbewahrungszeiten den öffentlichen Archiven anzubieten. Eine Verpflichtung zur Übernahme der Erstbücher, Zweitbücher und Sammelakten besteht nicht. Vermutlich werden nur die Erstbücher übernommen. Die Pflicht zur Anbietung der Unterlagen sollte nach unserer Auffassung in die Möglichkeit der Anbietung umgewandelt werden. Dem Träger des Standesamtes sollte möglichst die Entscheidung über die weitere Aufbewahrung der Personenstandsregister überlassen werden. So könnten z.B. die Zweit-bücher und die Sammelakten den öffentlichen Archiven angeboten werden, während die Erstbücher weiterhin in den Standesämtern vor Ort der Nutzung durch die Bevölkerung zur Verfügung stehen.

Weitere Schwierigkeiten werden auch bezüglich der Altbestände gesehen:
Digitalisierung der Altbestände:

Das Problem der Nacherfassung der Alteinträge bedarf einer Regelung. In der Übergangszeit vom 01.01.2009 bis 31.12.2013 kann weiterhin auf Papier beurkundet werden. Ergänzend sollte sichergestellt werden, dass nach Einführung der elektronischen Register alle Einträge nacherfasst werden. Wir regen an zu prüfen, inwieweit eine Verpflichtung für eine generelle Nacherfassung der „lebenden“ Register festgeschrieben werden sollte, da andernfalls die Vorteile der elektronischen Kommunikation (Mitteilungen) zwischen den Standesämtern nicht einträten. Der Hinweisteil, insbesondere im Geburtenregister, wird zukünftig sehr stark erweitert. Um das Anbringen von Alongen zu verhindern, böte sich eine Nacherfassung an, etwa durch „einscannen“.

Schließlich sollten aus Sicht der Praxis auch praktikable Regelungen zum Testamentsverzeichnis geschaffen werden:

Testamentsverzeichnisse

Im Geburtenregister wird zukünftig auf alle Kinder hingewiesen. Die Mitteilung an das Nachlassgericht könnte somit aus dem Hinweisteil des Geburtseintrages erstellt werden. Eine Aufnahme der „ehelichen“ und „nichtehelichen“ Kinder in das Testamentsverzeichnis erscheint nicht mehr notwendig. Vorgeschlagen wird außerdem, die Verpflichtung zur Digitalisierung der Altbestände zu prüfen. Hierbei könnte auch über das Schicksal der „Karteileichen“ (Testator älter als 100 Jahre), ent-schieden werden.

Verschiedene Nebenaspekte sollten ebenfalls bei der Schaffung der untergesetzlichen Vorschriften berücksichtigt werden:

Anzeigen, Abschriften, Prüfungspflichten Ehefähigkeit

Bei der mündlichen Anzeige des Sterbefalles und der Geburt wird zur Zeit der Eintrag (Niederschrift) den Beteiligten vorgelesen, genehmigt und unterschrieben. Künftig ist die Abgabe einer Unterschrift durch den Anzeigenden nicht mehr möglich. Der Anzeigende kann die gemachten Angaben nicht mehr überprüfen; er nimmt nicht mehr an der Beurkundung teil. Hier fehlt eine Vorschrift, nach der eine „externe“ Niederschrift zu fertigen wäre. Diese Niederschrift wäre dann die Grundlage für die Beurkundung im Personenstandsregister (vgl. Niederschrift über die Eheschließung). Die Niederschrift mit der Unterschrift des Anzeigenden und des aufnehmenden Standesbeamten wäre dann zu den Sammelakten zu nehmen.

Aus den Familienbüchern auf Antrag sollen demnächst beglaubigte Abschriften ausgestellt werden, wenn in Spalte 9 im Ausland geborene Kinder eingetragen sind. Hier sollte sichergestellt werden, dass nach einer Nachbeurkundung in der Sp. 9 rechts auf den inländischen Registereintrag hingewiesen wird. Die Ausstellung von weiteren Abschriften wird sich dann erübrigen.

Nach dem neuen Recht ist für die Eheschließung jedes Standesamt zuständig. Die Anmeldung der Eheschließung ist an den Wohnsitz der Verlobten gekoppelt. Die Prüfung der Ehefähigkeit erfolgt durch das Standesamt. In der Personenstandsverordnung sollte geregelt werden, dass die Niederschrift über die Anmeldung durch den bestellten Stan-desbeamten zu prüfen und zu unterschreiben ist. Eine Nachprüfung durch den Standesbeamten, der die Eheschließung tatsächlich vor-nehmen wird und also nicht Anmelde- oder Wohnsitzstandesbeamter ist, sollte zulässig sein.

Weiterhin wird angeregt vorzuschreiben, dass zur Prüfung der Ehefähigkeit eine beglaubigte Ablichtung des Geburtseintrages vorzulegen ist.

Durch die Umstellung der Personenstandsbücher in elektronische Register entsteht ein erheblicher Regelungsbedarf mit großen praxisrelevanten Folgen:

Technische Personenstandsverordnung

Bei der Ausgestaltung der Technischen Personenstandsverordnung sollten kompetente IT-Fachleute mitwirken. Eine enge Abstimmung mit der Konzeption der Personenstandsverordnung und der Dienstanweisung sollte insbesondere dahingehend erfolgen, dass die Regelungen der Personenstandsverordnung nicht durch IT-Vorgaben eingeschränkt und/oder verändert werden. Außerdem sollte den Standesämtern bzw. den Kommunen mit der Technischen Personenstandsverordnung eine verlässliche und kalkulierbare Grundlage zur Einführung und zum Einsatz der elektronischen Registerführung in die Hand gegeben werden. Bei alle dem müsste aus Sicht der Praxis auf die seit Jahrzehnten be-währten und in den Ämtern handhabbaren Programmen aufgebaut werden.

Der Bundesverband ist gerne bereit, durch kompetente Fachleute aus der Praxis Vorschläge und Anregungen dem Verordnungsgeber bzw. Gesetzgeber zu erläutern oder in Arbeitsgruppen oder Kommissionen mitzuwirken, um so die Verwirklichung des ehrgeizigen Reformvorhabens, mit dem immerhin Regelungen aus der Bismarckzeit abgeschafft werden, mit zu gestalten und zu gewährleisten.

Mit freundlichen Grüßen

(Jürgen Büssow)

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